Faça de suas reuniões um espaço seguro para uma conversa honesta – Harvard Business Review.

Paul Axtell

Recentemente, me encontrei com um grupo de gerentes para discutir maneiras de melhorar as reuniões, nosso objetivo era descobrir como criar um espaço no qual as pessoas realmente ansiassem por estar. Cada um de nós começou descrevendo uma reunião que lembramos como especialmente poderosa.

Uma história se destacou!

Meu colega nos contou sobre uma época em que era um jovem engenheiro que trabalhava em várias equipes de projeto em uma fábrica, ele disse: “Josh, meu empresário, levava todo mundo para comer pizza quando ele vinha à fábrica e tínhamos uma reunião ‘sem segredos’. Josh nos perguntou o que ele queria saber e nós fizemos o mesmo em troca. Foi uma reunião em que todos tiveram permissão para dizer ou perguntar qualquer coisa, foi fantástico!”

Josh usou essas reuniões para descobrir como sua equipe estava indo, como seus projetos estavam progredindo e o que eles precisavam em termos de suporte e recursos, ele fez perguntas gerais para iniciar uma conversa aberta:

  • O que você acha que eu preciso saber?
  • Onde você está lutando?
  • O que você está orgulhoso?

Não houve pressão para ter uma resposta perfeita, o único requisito era ser honesto e sincero, é claro que ajudou o fato de Josh ser um gerente atencioso, autêntico e atencioso – qualidades necessárias para criar a segurança psicológica que essa conversa exige.

Em última análise, a busca por melhores reuniões reside em liderar com respeito mútuo, inclusão e estabelecer um espaço que seja seguro o suficiente para que as pessoas falem o que pensam. Você pode não precisar fazer exatamente o que Josh fez, mas pode aumentar a liberdade, a franqueza e a qualidade da conversa em suas próprias reuniões, concentrando-se em duas áreas principais: dar permissão e criar segurança.

Veja como:

Vamos começar com permissão. 

A permissão para dizer ou perguntar qualquer coisa não tem preço, permite-nos expressarmo-nos plenamente: procurar o que queremos, dar feedback, falar sobre os problemas quando encontramos a necessidade. Ao anunciar que gostaria de ter uma reunião “sem segredos”, Josh estava dando permissão à sua equipe para exibir um nível de franqueza que não é alcançado na maioria dos cenários. Ele pediu àqueles que falavam que não contivessem ou editassem seus pensamentos. Ele pediu àqueles que ouviram que dessem aos seus colegas a chance de serem totalmente ouvidos, que é o que todos nós queremos – dizer exatamente o que estamos pensando e ser respeitados por dizer isso.

Em suas próprias reuniões, fale sobre permissão com antecedência – é melhor abordá-la diretamente, em vez de presumir que ela já existe. 

Que permissão você gostaria do grupo para poder liderar com eficácia? 

Que permissão o grupo precisa de você para participar com sucesso?

Como líder, peça permissão à sua equipe para:

  • mantenha a conversa no caminho certo quando ela diverge ou se torna repetitiva
  • chamar pessoas que ainda não falaram
  • segure as pessoas se elas estiverem dominando a conversa
  • faça perguntas esclarecedoras quando precisar que alguém elabore

Capacite sua equipe, lembrando-os de que eles têm permissão para:

  • faça perguntas a qualquer momento
  • convide colegas para a conversa, se eles não falaram
  • peça para gastar mais tempo em um tópico
  • peça a outras pessoas para dizerem mais sobre sua posição sobre uma questão
  • expressar preocupações que não foram totalmente tratadas

Finalmente, incentive sua equipe (e você) a pedir permissão antes de fazer um comentário, isso ajudará a garantir que seus comentários não sejam ameaçadores e sejam recebidos com atenção. Antes de falar, diga:

  • Posso te perguntar uma coisa?
  • Posso dizer-lhe algo?
  • Posso te dar algum treinamento?
  • Posso atrasar um pouco o que você está dizendo?

Se isso parecer muito para se lembrar, a principal lição é: 

Você e sua equipe têm o direito de pedir o que for necessário para ser eficaz em uma reunião – liderar por resultados, expressar-se plenamente e agregar valor à discussão.

Agora, vamos nos concentrar na segurança. 

O grau em que uma pessoa se sente segura em um ambiente de reunião é amplamente baseado em suas experiências anteriores, muitos de nós – em um ponto ou outro – experimentamos a sensação de não sermos ouvidos ou apreciados quando falamos. Mas quando as pessoas sentem que seus comentários serão ouvidos e tratados com respeito, é mais provável que sejam vulneráveis ​​e digam exatamente o que estão pensando. As conversas se tornam mais amplas e profundas quando todos estão envolvidos e se sentem seguros o suficiente para falar o que pensam. Para criar segurança psicológica durante uma reunião:

  • peça ao grupo para dedicar toda a atenção a cada pessoa que fala (faça isso no início da reunião)
  • permitir que cada pessoa tome seu tempo e conclua seus pensamentos
  • faça perguntas de acompanhamento para maior clareza, se necessário
  • compartilhe o que é valioso sobre a pergunta ou comentário de alguém
  • use os nomes das pessoas e consulte os comentários anteriores que elas fizeram
  • convidar pessoas para a conversa que não falaram
  • responda a todas e quaisquer perguntas com sinceridade
  • resuma o que você aprendeu quando a reunião chegar ao fim
  • explique quais ações você tomará para colocar esses insights em uso e peça sugestões à sua equipe também
  • reconheça a qualidade da conversa e agradeça ao grupo por isso

Após a reunião, siga por:

  • completar os itens de ação nos prazos que você definiu
  • não compartilhando a conversa com outras pessoas sem permissão
  • enviar notas de agradecimento por escrito aos participantes (quando apropriado)
  • acompanhando as pessoas para garantir que seus comentários foram atendidos de forma satisfatória

As pessoas não querem apenas pertencer, elas querem contribuir, você pode dar à sua equipe a oportunidade de fazer isso aplicando os princípios acima. No processo de ter conversas mais francas e mutuamente respeitosas, sua equipe se tornará mais coesa e capaz de trabalhar em conjunto com mais poder. Eles podem até começar a ansiar por suas reuniões por causa das conversas notáveis ​​que a permissão e a segurança criam. E, melhor ainda, você pode até começar a ansiar por liderar essas reuniões.

Paul Axtell é autor, palestrante e treinador corporativo. Ele é autor de dois livros premiados: Meetings Matter e a segunda edição recém-lançada de Ten Powerful Things to Say to Your Kids. Ele desenvolveu uma série de treinamento,  Being Remarkable , que foi desenvolvida para ser conduzida por gerentes ou especialistas em RH.

 

 

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